DOKUMENTACJA PRACOWNICZA PO OSTATNICH ZMIANACH + PRAKTYCZNE WZORY DOKUMENTÓW

WARSZTATY DLA WYMAGAJĄCYCH

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

PO OSTATNICH ZMIANACH

+ PRAKTYCZNE WZORY DOKUMENTÓW

Serdecznie zapraszamy do udziału w kompleksowym i praktycznym kompendium z zakresu dokumentacji pracowniczej, którego celem jest podsumowanie wszystkich ostatnich zmian.

Podczas szkolenia zostaną omówione oraz przekazane uczestnikom praktyczne wzory
dokumentów do zastosowania w codziennej pracy.

NAJBLIŻSZE TERMINY:

21 – 22.04 : udział tylko online

21 – 22.06 : udział w Warszawie lub online

prowadząca

Monika FRĄCZEK

W programie:

Dane i dokumenty pozyskiwane od osób ubiegających się o zatrudnienie.

1. Poprawny kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (omówienie wzoru takiego dokumentu):

• zakres danych, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu,
• informacje związane z RODO, a ubieganie się o zatrudnienie – kwestia zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz obowiązek przekazania określonych informacji o zasadach przetwarzania danych (stanowiska UODO w tej kwestii).

2. Zakres dokumentów, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz miejsce ich przechowywania.
3. Problematyka CV kandydata do pracy (stanowiska ekspertów w tej kwestii).

Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika.

1. Poprawne kwestionariusze (oświadczenia o danych) dla pracownika, w tym:

• oświadczenie o danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy, w tym przypadki, w których
  nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych, z uwzględnieniem: danej o niepełnosprawności
  oraz odbywaniu służby wojskowej zgodnie ze stanowiskami UODO,
• okoliczności, w jakich od pracownika żąda się danych o wykształceniu i stażu pracy oraz miejsce przechowywania dokumentów potwierdzających takie dane, jeżeli zostały pozyskane od pracownika.

2. Oświadczenie o danych, które pracodawca może przetwarzać wyłącznie za zgodą pracownika (m.in. stanowisko UODO
   w sprawie posługiwania się prywatnymi danymi kontaktowymi posiadanymi w aktach osobowych pracownika oraz inne praktyczne stanowiska UODO).
3. Oświadczenie o danych ubezpieczeniowych oraz podatkowo – płacowych.
4. Praktyczny wzór kwestionariuszy dla pracownika oraz stanowisko MRPiPS w sprawie pomocniczych wzorów kwestionariuszy osobowych.
5. Zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku – stanowisko MRPiPS na temat zgody takiej osoby
   oraz stanowisko UODO w kwestii przetwarzania danych nie pozyskanych bezpośrednio od konkretnej osoby fizycznej
   (omówienie wzoru dokumentu).
6. Poprawne dane w umowie o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo
   (stanowisko MRPiPS i UODO w tej sprawie oraz wzór umowy na zastępstwo).
7. Wynikające z RODO obowiązki informacyjne wobec pracownika (wzór klauzuli informacyjnej).
8. Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych, w tym:

• dokumenty umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS,
• miejsce przechowywania deklaracji ZUS (stanowisko MRPiPS oraz wyjątki od tego stanowiska – stanowisko MRPiPS w sprawie przechowywania dokumentów dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze), miejsce przechowywania dokumentów podatkowych.

9. Zakres danych i dokumentów gromadzonych w związku z epidemią Covid-19, w tym:

• dodatkowe dokumenty tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej – miejsce w dokumentacji pracowniczej,
  w którym takie dokumenty powinny być one przechowywane (praktyczne wzory przydatnych oświadczeń oraz wzór ewidencji pracy zdalnej),
• dokumenty gromadzone w związku z pobieraniem przez pracownika dodatku solidarnościowego (stanowisko UODO),
• dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko MRPiPS).

10. Pozostałe dokumenty gromadzone w aktach osobowych pracowników, w szczególności:

• dokumenty stanowiące dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w danym dniu albo stanowiące podstawę zwolnienia
  od pracy (stanowisko UODO w tej kwestii),
• dokumenty gromadzone związku z badaniem stanu trzeźwości (osoby, które mogą mieć dostęp do takich dokumentów zgodnie
  ze stanowiskiem UODO),
• zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
  (praktyczne wzory oświadczenia i wniosków),
• miejsca w dokumentacji pracowniczej w jakich gromadzi się i przechowuje wnioski o urlopy: wypoczynkowe, bezpłatne, szkoleniowe,
  z tytułu pełnienia funkcji rodzicielskich, okolicznościowe,
• zakres dokumentów gromadzonych w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

11. Dokumenty gromadzone w części C akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym:

• dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy – nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika: niewydanie świadectwa pracy w terminie,
• zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy),
• zasady kopiowania świadectwa pracy (m.in. postać wniosków o kopię i miejsce ich przechowywania, zasady sporządzania kopii zgubionego świadectwa, termin na wydanie kopii, przypadki, w których o kopię świadectwa mogą wystąpić inne niż były pracownik uprawnione osoby, przypadki, w których za kopię można pobrać opłatę oraz takie, w których pracodawca może odmówić wydania kopii),
• przypadki, w jakich wraz ze świadectwem pracy koniecznie musi być wydawania informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i zasadach jej odbioru oraz przypadki, w których nie jest to obowiązkowe,
• pouczenie w treści świadectwa pracy oraz w oświadczeniu woli pracodawcy o zwolnieniu pracownika bez adresu sądu pracy (stanowisko MRPiPS).

12. Karanie i nagradzanie pracowników – zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko MRPiPS)
    oraz dopuszczalność tworzenia rankingów pracowników (stanowisko UODO).
13. Obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej – stanowisko MRPiPS na temat tego, w jaki sposób może to być dokonywane.
14. Obowiązek i zasady dokonywania audytów dokumentacji pracowniczej – zgodnie ze stanowiskiem UODO.
15. Zbiory dokumentów, które nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym:

• dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej,
• dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie (okres ich przechowywania),
• zasady pozyskiwania danych i dokumentów na potrzeby ZFŚS (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas ich przechowywania i dokonywania ich audytu (stanowisko MRPiPS).

16. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej – najważniejsze zagadnienia praktyczne, w szczególności:

• pochodzące od pracodawcy dokumenty, które koniecznie muszą być podpisane podpisem odręcznym albo elektronicznym,
• wynikające z przepisów prawa pracy i z wykładni zasady „przechodzenia” na elektroniczną dokumentację pracowniczą,
• warunki przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej.

17. Rodzaje obowiązków pracodawcy wobec pracownika, związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej, w tym:

• zakres obowiązków informacyjnych i termin na ich zrealizowanie,
• umożliwienie pracownikowi odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej,
• zasady postępowania z nieodebraną dokumentacją pracowniczą.

Informacje dodatkowe pod nr telefonu: 22 668 50 00

Poniżej przedstawiamy opinie z poprzednich szkoleń p. Moniki Frączek:

• „Ciekawy sposób prowadzenia szkolenia.”
• „Szkolenie jest bardzo dobrze zorganizowane, prowadzący kompetentny, ciekawie prowadzi zajęcia.”
• „Osoba prowadząca szkolenie.”
• „Styl prowadzenia szkolenia.”
• „Konkretne odpowiedzi i bardzo dobra znajomość.”
• „Duża ilość praktycznych przykładów.”
• „Kompetencja i doświadczenie wykładowcy, ciekawe kazusy.”
• „Powoływanie się na orzecznictwo.”
• „Dopasowanie trenera do grupy, sposób prowadzenia.”
• „Komunikatywność wykładowcy.”
• „Wiedza prowadzącego, tempo szkolenia, tematyka.”
• „Bardzo czytelny sposób prowadzenia prowadzącego.”
• „Zrozumiale i prostym językiem przedstawione zagadnienia oraz z przykładami.”
• „Dobry prowadzący i obsługa szkolenia.”
• „Sposób prowadzenia zajęć przez wykładowcę.”
• „Wysoki poziom przekazywanej wiedzy przez prowadzącego.”
• „Sposób prowadzenia szkolenia, rzeczowe przykłady.”
• „Organizacja szkolenia idealna, bez zarzutu.”
• „Organizacja, sposób prowadzenia.”
• „Prosty sposób omawiania zagadnień.”
• „Bardzo jasno i na przykładach przedstawiano poszczególne sytuacje.”
• „Elastyczny sposób prowadzenia szkolenia dostosowany do sugestii uczestników.” 
• „Konkretnie, szczegółowo.” 
• „Przekazywanie wiedzy przez prowadzącego.” 
• „Sposób prowadzenia szkolenia – mobilizowanie uczestników do myślenia i udzielania odpowiedzi.”
• „Forma prowadzenia szkolenia.”
• „Kontakt prowadzącego z uczestnikami.”
• „Sposób prowadzenia szkolenia – dynamika, ekspresja, przykłady z życia.”
• „Odpowiadanie na pytania uczestników.”
• „Zawartość merytoryczna przekazanych materiałów.”
• „Czas trwania szkolenia, forma warsztatów.”
• „Podejście aktywizujące osoby prowadzącej szkolenie.”
• „Przygotowanie prowadzącego.”